Politique de confidentialité
Loi 25
Acceptation de cette Politique
L’OTRE se réserve le droit de modifier unilatéralement et à tout moment le contenu de la présente Politique, de la Politique à des conditions spécifiques qui ont uniquement trait à la protection des renseignements personnels, de la Politique de confidentialité, et aux technologies utilisées pour gérer ces renseignements. Pour des informations sur nos autres termes légaux, veuillez consulter nos Termes et conditions d’utilisation du Site Web
Contexte
L’OTRE est un organisme qui traite des renseignements personnels dans le cadre de ses activités au Québec.
Cette politique concerne les visiteurs du Site Web (« l’Utilisateur ») et les clients de L’OTRE (« le Client »).
Application et définitions
Pour l’application de la présente, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
Consentement
L’Utilisateur peut :
- choisir d’accepter les conditions énumérées dans la Politique de confidentialité, ainsi que dans les Termes et conditions, et entrer dans le Site Web;
- choisir quels fichiers témoins accepter (ou refuser), et entrer dans le Site Web;
- refuser tout fichiers témoins, sauf ceux nécessaires au bon fonctionnement du Site Web, et entrer dans le Site Web.
Collecte de Renseignements Personnels
Sur le Site Web
L’OTRE peut collecter des renseignements personnels concernant l’Utilisateur par le biais de son Site Web, par exemple, à travers le formulaire de contact, rempli volontairement par l’Utilisateur. Ces renseignements peuvent inclure, sans s’y limiter, le nom, le courriel, le numéro de téléphone, et d’autres données si elles sont nécessaires à la prestation des services.
À l'interne
Pour connaître quels renseignements sont spécifiquement collectés, et les moyens par lesquels ils sont collectés, voir l’Annexe A.
Utilisation des Renseignements Personnels
Sur le Site Web
Les fichiers témoins de l’Utilisateur sont utilisés exclusivement par L’OTRE dans le but de répondre aux demandes de l’Utilisateur, de personnaliser son expérience de navigation sur le Site Web (par exemple, pour le choix de langue), pour améliorer les produits et services offerts, et de se conformer aux obligations légales.
Dans certains cas prévus par la Loi, L’OTRE peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de l’Utilisateur, par exemple:
- lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de l’Utilisateur;
- lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude;
- lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité.
À l’interne, l’utilisation des renseignements personnels est limité aux employés pour qui ces renseignements sont nécessaires dans l’exercice de leurs fonctions.
Divulgation des Renseignements Personnels
À l’interne, une entente de confidentialité et non-divulgation est signée avec les employés, les stagiaires et les travailleurs autonomes ainsi que certains bénévoles qui peuvent avoir accès aux renseignements personnels.
Advenant le cas où des fournisseurs de services externes, des partenaires commerciaux ou des autorités légales peuvent avoir accès à certains renseignements personnels lors de leurs prestations de services, L’OTRE veille à ce que ces tiers respectent la confidentialité et la sécurité des renseignements de l’Utilisateur en signant une entente de confidentialité et non-divulgation (voir la section Utilisation des Renseignements Personnels).
Conservation et destruction des Renseignements Personnels
Sur le Site Web
À l'interne
L’OTRE conserve pour une durée de 5 années les renseignements personnels de suivis administratifs et pour 6 ans les dossiers des clients. La destruction de renseignements personnels périmés par L’OTRE sera faite de façon sécuritaire chaque année, afin d’assurer la protection de ces renseignements.
Responsabilités de L'OTRE
Les membres du personnel du L’OTRE ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente Politique.
Responsabilités de l'utilisateur du site internet
Pour bénéficier d’une sécurité maximale, l’Utilisateur devrait:
- utiliser la version la plus récente d’un navigateur conforme aux exigences de sécurité (protocole SSL à chiffrement de 128 bits);
- effacer la mémoire cache de son ordinateur après avoir transmis des données;
- garder les données d’identification, le code d’accès et le mot de passe confidentiels (le Site Web ne peut en aucun cas être tenu responsable d’un usage non autorisé de ceux-ci. Si leur confidentialité venait à être compromise, veuillez en aviser L’OTRE immédiatement pour éviter une utilisation frauduleuse de l’identité.)
Sécurité des Renseignements Personnels
À l’interne, le L’OTRE veille à imposer des contraintes aux droits d’utilisation de ses systèmes d’information de manière à ce que seuls les employés qui doivent y avoir accès soient autorisés à y accéder. Une règle de sécurité importante au L’OTRE est de révoquer les accès par mot de passe de toute personne qui quitte l’organisation, qu’il s’agisse d’un membre de l’équipe, d’un employé, stagiaire ou bénévole. Cette révocation doit se faire dans les 24 heures suivant le départ. De même, les accès aux fournisseurs externes doivent être révoqués une fois le contrat terminé.
Les équipements informatiques sont protégés par des logiciels anti-virus, les dossiers encryptés et protégés par mots de passe.
Cette entente de confidentialité et non-divulgation décrit les mesures que les fournisseurs de services doivent prendre pour assurer la confidentialité des renseignements personnels rencontrés, que l’utilisation de ces renseignements ne soit faite que dans le cadre de l’exécution du contrat et qu’ils ne peuvent conserver ces renseignements après son expiration.
Droits de l'Utilisateur
Processus de traitement des plaintes
Réception: Tout Utilisateur qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente Politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par L’OTRE, doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de L’OTRE, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.
Lois applicables
Ces termes sont régis et interprétés conformément aux lois de la province du Québec.
Personne responsable de la protection des renseignements personnels
Sandra Lemieux
Adjointe administrative
365, boulevard Manseau, Joliette QC J6E 3C9
450 753-3692
info@otre.ca
Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente Politique, veuillez communiquer avec la personne responsable par courriel.
Modifications de la Politique
L’OTRE peut mettre à jour cette Politique de temps à autre pour refléter les changements dans ses pratiques de protection des renseignements personnels. L’OTRE informera l’Utilisateur de toute modification substantielle, ainsi que de leur date de mise en application, dans la section ci-dessous.
Version 1.0 – En vigueur le 1er juin 2025 – Première version originale
Informations sur les technologies utilisées
Données échangées automatiquement
En accédant au présent Site Web, un échange d’information s’effectue automatiquement entre l’ordinateur de l’Utilisateur et le serveur qui héberge ce Site Web (Horizon-Cumulus, dont les bureaux administratifs sont à Joliette, et dont les serveurs sont avec OVH en France). Consultez leur Termes et leur Politique relative à la vie privée.
L’information échangée est la suivante :
- Le nom de domaine du fournisseur Internet de l’Utilisateur (exemple: videotron.ca) et son adresse IP (ex . : 123.45.67.890). En règle générale, une adresse IP est un numéro unique qui est attribué à l’Utilisateur par son fournisseur d’accès internet et qui lui permet de se connecter au réseau Internet et d’acheminer l’information qui lui est destinée. Ce numéro unique est automatiquement journalisé par les serveurs Web;
- Le type de navigateur et le système d’exploitation utilisé par l’Utilisateur;
- La date et l’heure à laquelle l’Utilisateur accède au Site Web;
- Les pages consultées et la durée de ces consultations;
- Si l’Utilisateur accède au Site Web à partir d’un autre site, l’adresse de ce dernier (site référent).
Cet échange d’information est requis en raison des exigences technologiques inhérentes à la navigation sur Internet.
Ces informations ne sont conservées qu’à des fins statistiques concernant le Site Web, notamment pour comptabiliser le nombre de visiteurs, les pages les plus fréquentées, la technologie utilisée par les visiteurs, les sites référents et le pays d’origine des internautes.
Fichiers témoins (cookies)
Des fichiers témoins sont utilisés pour faciliter la navigation dans les pages du Site Web. Les témoins sont de petits fichiers textes qui sont téléchargés sur le disque dur d’un Utilisateur à l’occasion de la consultation du site internet. Ces fichiers témoins ne permettent pas de recueillir des renseignements personnels sur l’Utilisateur. LeSite Web utilise ces témoins afin de personnaliser l’affichage des pages et de recueillir certaines statistiques d’utilisation du site.
Le Site Web utilise des témoins de connexion notamment:
- Pour mémoriser les réglages et préférences de l’Utilisateur, par exemple pour le choix de la langue et pour permettre le suivi de la session courante;
- À des fins statistiques pour connaître le comportement des visiteurs, le contenu consulté et permettre l’amélioration du Site Web.
Le Site Web utilise les types de témoins suivants:
- Témoins de session: Il s’agit de témoins temporaires qui sont gardés en mémoire pour la durée de la visite du Site Web seulement.
- Témoins persistants: Ils sont gardés sur l’ordinateur jusqu’à ce qu’ils expirent et ils seront récupérés lors de la prochaine visite du Site Web.
l’Utilisateur peut à tout moment paramétrer son navigateur pour qu’il bloque les fichiers témoins. Toutefois, cette action risque de le priver de certaines fonctions offertes sur le présent Site Web et sur les autres sites qu’il peut visiter.
Si l’Utilisateur utilise un ordinateur dans un lieu public ou qu’il partage un ordinateur avec d’autres utilisateurs, il doit s’assurer d’effacer les traces de sa navigation emmagasinées dans l’historique avant de terminer chaque session.
Utilisation de Google Analytics
Le Site Web utilise Google Analytics, un outil d’analyse de sites internet fourni par Google, afin de permettre son amélioration continue. À l’aide de témoins (cookies), Google Analytics collecte de l’information sur la navigation des utilisateurs dans le Site Web, par exemple les pages visitées, la date et l’heure des visites et les liens qui sont cliqués. Il collecte aussi le type de système d’exploitation de l’ordinateur, la langue du navigateur, le nom du fournisseur de services Internet de l’Utilisateur et la localisation géographique. Les données collectées et l’adresse IP anonymisée (adresse tronquée) sont conservées par Google sur des serveurs situés, notamment, aux États-Unis. Google utilise cette information uniquement pour produire des statistiques et des rapports sur la navigation dans le Site Web.
Les informations provenant de Google Analytics ne seront jamais partagées par Siatris inc. à des tiers, sauf si un fournisseur de service web marketing est engagé pour améliorer les performances du Site Web. Le cas échéant, ce fournisseur devra signer l’entente de confidentialité et non-divulgation (voir section Sécurité des Renseignements Personnels). À noter: les adresses IP sont anonymisées avec Google Analytics version 4, donc rien ne permet d’identifier directement l’Utilisateur.
Il est possible pour l’Utilisateur d’installer un module complémentaire de navigateur pour désactiver Google Analytics.
Autres moyens technologiques utilisés
L’OTRE recueille également des renseignements personnels de façon volontaire par des formulaires intégrés à son Site Web (le formulaire de contact, le formulaire pour participer à une activité, le formulaire de dons). Voir la section Collecte de Renseignements Personnels sur le Site Web.
Consultez également:
